ビジネスにおける 英語での日常メールの基本的な書き方

英語学習
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みなさん、おはこんばんちわ!

私は仕事で英語を外国人相手に
約20年間日常的に使用しています。
おおよそですが
一日に200件ほどの受信、100件ほどの送信で
その内 8割くらいが英語でのメールになります。

インターネットやメールには国境がないので
ビジネスを行っている以上は
多かれ少なかれ英語に触れる機会があると思います。

今まで英語でのメールを書いた事がないあなたの為に
新社会人のあなたの為に
基本的な英語のEメールの読み書きについて
簡単にできるように、わかりやすく解説します!

件名

後々、検索しやすいように
できるだけその話の内容に則した
固有の言葉や番号や記号をいれましょう。

例えば、議題のオーダー番号とか品番とか。
ここは、意味合いが解れば特に礼節を欠いても大丈夫ですし
文章になってなくてもキーワードだけで構いません。

日本語のメールでもそうなのですが
件名に
“URGENT!!” = 「急ぎ」や
“NEED REPLY TODAY” = 「今日中に返事必要」 とか
“URGENT URGENT URGENT!!” = 「急ぎ!急ぎ!急ぎ!」
とかを件名に入れる人がいますが
これは相手に無礼かつ非合理と私は思います。

メールは相互伝達かつ流動的です。
その相手が発する時は急ぎでも
相手が返信する時や、話が流れていくと
状況は変わります。

そもそも常に見える件名に「急ぎ!」とか入るだけで
私個人的には、イラっとします。
件名で表示すべき事ではないです。

そんなメールは、逆に面倒そうなので後回しにしますね😜

また、自分の都合でURGENT! を追加したり
頻繁に件名を変更すると
メールを「件名検索」した時に検索にヒットせず
履歴が確認できません。

急ぎの場合は、本文冒頭に
“URGENT” とか ” I NEED REPLY TODAY ” とか
を入れましょう。

宛名

定型文として、覚えちゃって下さい。

💡丁寧な言い方
Dear Paul
少しよそよそしい感じ。 
あまり見られない。

💡カジュアル
Hi Paul
主にはコレを使用します。

💡相手の名前が不明な場合
To whom it may concern.
日本語で言う「ご担当者様へ」の使い方です。

基本、相手が Dear なら Dear を、 Hi なら Hi で返せば問題ないです。

💡その他
ちょっとぶっきらぼうにも見えますが、下記でもOKです。
Hi all (複数が対象の時)
Hi Team (同上)
Hi both (2人が対象の時)
日本語で言う「各位」のような使い方です。

名前がよくわからないとか、
どこからがfirst name かとかわからないとか
そもそも長い(インド系とか)とかの場合は
次の言い方でも OKです。

💡名前が良くわからない時
Dear Sir
Dear Madam
Dear Sir or Madam

書き出し (文頭の挨拶)

カジュアルな場合や、既に何回かやりとりのある場合は
特に必要ありません。
いきなり本題に入って良いです。

初めての場合や、久しぶりの場合や
フォーマルな場合は少し入れましょう。

I’m Tanaka, who is charge of sales.
「私は販売を担当している田中です」

Thank you for your inquiry.
「お問い合わせ、ありがとうございます。」

Hope you are doing well.
「お元気であると期待します」
カジュアルなビジネス英語のメールでは
主語(I or we) は省く事も多々あります。

Nice to work with you.
「初めまして」的なニュアンス

本文

本文は、状況によって色々でしょうから
定型的な文言はありません。

書き方のポイント

方針
・わかりやすさ重視。
・短い文章と少ない単語で伝える。

方法
・まず伝えたい事を明確にする。
 あまり多くの事を一度に伝えようとしない。
・箇条書き
・文章が長くなるなら、複数の文章を作る
・結論が先
・その後は、論理的に箇条書きを連ねていく。

<例>
「ある商品を受注して
その生産中に機械の不調により
約束していた納期が守れなくなりました。
ついては、その納期の遅れの為に
出荷は当社の費用にて飛行機での出荷に変更します。」
という内容を伝える状況にて・・・

<悪い例>
Some machine in the mill had some problem, so that the production schedule is delayed, but we will change the delivery way to the air at our expense.

<良い例>
Production schedule is delayed.
Because some machine has some problem.
But we will change the delivery way to the air.
We will pay its espense.

こうやって書くと
スペルや文法が少々間違っていても
意味は通じます。

後から自分で見てもわかりやすいしね。
相手がスマホでメールを打つ場合
前者のような一文で多くを言おうとしてくる
傾向が強いです。

イメージとしては
数学の証明問題の解答方法に似ています。
実際、ビジネスメールにおいては
Toeicの点が良い文系(特に文学部系)の人のメールの書き方よりも
点の低い理系、又は理系脳を持った人の方が
仕事ができる印象です。
(非常に先入観的でごめんなさい)

仕事効率を上げるテクニック

できるだけメールのやりとりが少なく済む言い方にする


特に時差のある国だと
一日のメールの行き来の機会が数回なので
できるだけすくないやりとりで済ませる
工夫をしましょう。

<例>
Plan Aか B のどちらが良いか?の話で
恐らくはAが良い、みたいな事を言っているけど
明確ではない場合。

<悪い例>
Sorry, I’m not clear if you would like plan A or plan B.
Please clalify which one you like.

これだと、次の相手の返事が
また曖昧だったり、又は理解できない返事だった場合に
話が進みません。

<良い例>
I suppose that you prefer plan A.
So we will arrange delivery for item X first.
If I’m wrong, please advice me.

これだと plan Aがあっていると話は進むし
Bだと違う、と指摘をくれる返事が期待できます。

特に時差のある国だと
一日のメールの行き来の機会が数回なので
できるだけ少ないやりとりで済ませる
ように工夫をしましょう。

結び

日本語で言う「敬具」とかの部分です。

硬い表現  Sincerely
通常 Best Regards

最後に、自分の名前、会社名を書きます。

<例>
Best Regards
Taro Yamada
ABC trading company

メールアドレス内に会社名がある場合は、
会社名を書かなくても
大丈夫です。

面倒なので、署名登録をしておくことも手です。
その場合は、せっかくなので
住所や電話番号も入れておくと良いですが
あまり行数が多い署名だと
チェーンメール(そのメールで何度もメッセージのやり取りをする事)
になると何度もその署名が出現するので
目ざわりになります。

SUNNY
SUNNY

私の業界は、硬い表現はあまりしないので
「Best Regards + 名前 」 を 
メールの署名設定にして
常時、この結びが文末に挿入されるようにしています。

また、日本人の名前は
海外から見ると不思議な名前です。
できるだけ短い名前にする事が、betterかと思います。
Taro Yamada → Taro
Masayuki Tanigawara → Masa
Ryouichiro Tani → Ryo 又は Tani
相手からも覚えられやすいしね。

まとめ

件名:検索にヒットしやすい固有のキーワードを入れる。
   オーダー番号や品番等。
   礼儀よりもわかりやすさ重視

宛名: 万能は「Hi 〇〇 (名前)」

書き出し:基本的にはなしで、いきなり本題に入っても良い。

本文:短い言葉で箇条書き。
   できたら論理的に。
   結論が先。
   一番大事なのは、わかりやすさ。
   礼儀は二の次でOKだし、日本語の礼儀とは全然別物と考える。

結び: 「Best Regards, 名前, (+必要なら会社名) 」

私も、最初の頃は1件の英語でのメールを打つのに
30分かかっていましたが
大事な事はとにかくやって見る事です。
間違いを恐れず、間違いを糧にするつもりで
どんどん数をこなしていこう!

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